Ứng dụng CNTT vào quy trình làm việc của các doanh nghiệp

Nghe nội dung chi tiết tại đây:

Mặc dù, hiện nay tình hình dịch bệnh đã và đang được nhà nước kiểm soát rất tốt nhưng chúng ta hoàn toàn không được chủ quan. Ngoài ra, dịch bệnh đã làm thay đổi rất nhiều cuộc sống của rất rất nhiều người. Giờ đi đâu cũng ngại và hạn chế đến những nơi đông người. Các hoạt động thường ngày cũng sử dụng online nhiều hơn.

Dễ dàng nhận thấy, nhiều hàng quán chỉ bán online, học sinh, sinh viên học online, ngay cả các cơquan, công sở, doanh nghiệp cũng cho nhân viên làm online tại nhà. Nói qua cũng phải nói lại, nhờ giai đoạn làm việc online mà rất nhiều doanh nghiệp đã mạnh dạn đầu tư thay đổi cơ cấu làm việc trong doanh nghiệp. Ứng dụng công nghệ thông tin nhiều hơn, giúp giảm rất nhiều thời gian và tiền bạc trong quá trình làm việc.

Và để tìm hiểu về chủ đề này, Kênh VOV Giao thông đã có cuộc phỏng vấn anh Lê Trung – Giám đốc Công ty Minhnao Samurai. 

PV: Không biết là trong giai đoạn cách ly xã hội vừa qua thì Công ty Minhnao Samurai đã hoạt động như thế nào? 

Lê Trung: Công ty Minhnao Samurai là công ty tư chuyên cung cấp các sản phẩm than củi cao cấp của Nhật Bản. Trong giai đoạn cách ly xã hội vừa qua, công ty cũng đã phải thực hiện cho nhân viên khối văn phòng làm việc Online tại nhà. Hạn chế tiếp xúc tối đa theo nghị định 16 của chính phủ. 

Do đặc thù công việc, nên khi mới triển khai công ty đã gặp phải rất nhiều những khó khăn cũng như trì hoãn trong công việc. Tuy vậy, ban lãnh đạo đã có những phương án cụ thể để khắc phục tốt các khó khăn gặp phải. 

PV: Vậy thì không biết điểm khó khăn nhất trong giai đoạn này mà công ty mình gặp phải là gì? 

Lê Trung: Điểm khó khăn nhất khi làm việc online đó là việc quản lý của ban lãnh đạo bị hạn chế rất nhiều. Từ việc quản lý các văn bản, quản lý các đầu mục công việc đến việc quản lý làm việc của toàn bộ nhân viên trong công ty. 

Trong cái rủi cũng có cái may, đây cũng là cơ hội và động lực cho Minhnao thực hiện triển khai ứng dụng giải pháp văn phòng không giấy tờ Eoffice vào quản lý công việc và các văn bản trong công ty. 

PV: Anh có thể chia sẻ rõ hơn về giải pháp văn phòng không giấy - Eoffice này được không? 

Lê Trung: Eoffice được phát triển bởi Mobifone và là một trong các giải pháp đạt danh hiệu Sao khuê cao quý năm 2020. 

Đây là một giải pháp văn phòng điện tử, hợp nhất các công tác quản lý văn bản, quản lý công việc và các nghiệp vụ hành chính trong doanh nghiệp, nhằm hướng đến mục tiêu "Văn phòng không giấy". 

PV: Ồ, vậy thì không biết là văn phòng không giấy thì mọi người làm việc như thế nào, Eoffice có tính năng và đặc điểm nổi trội nào? 

Lê Trung: Nhờ Eoffice, mọi văn bản đều có thể soạn thảo, trình ký, ký số, phát hành và chuyển tiếp online trên hệ thống. Công ty có thể chủ động theo dõi, rút ngắn thời gian xử lý văn bản và tăng hiệu suất làm việc. 

Bên cạnh đó, Eoffice có thể tích hợp trên cả website và Mobile App, cho phép thiết kế quy trình linh động, tích hợp chữ ký số bảo đảm tiêu chuẩn bảo mật của Bộ TT&TT và quan trọng bảo đảm tiêu chuẩn mã hóa dữ liệu và bảo mật cao. 

Eoffice chính là một giải pháp, một phong cách làm việc mới, thu hẹp không gian, thời gian thực hiện mọi công việc hành chính, giấy tờ được đảm bảo liên tục, nhanh chóng qua số hóa. 

PV: Vậy chắc hẳn là Eoffice đã giúp đỡ anh Lê Trung rất là nhiều trong công tác quản lý giai đoạn cách ly phải không ạ? 

Lê Trung: Đúng rồi ạ. Không chỉ giai đoạn cách ly thực hiện làm online. Đến thời điểm hiện tại, Eoffice cũng đang giúp đỡ công ty mình giải quyết rất nhiều khâu giấy tờ và quản lý một cách nhanh chóng tiết kiệm. 

Theo tôi được biết thì không chỉ riêng Minhnao, mà đã có rất nhiều cơ quan đoàn thể sử dụng giải pháp này để quản lý, có thể kể đến như: Bộ Giáo dục và đào tạo; Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam; Trường Đại học Bách khoa Hà Nội; Trường Đại học Mỏ - Địa chất; Trường Đại học Giao thông vận tải; Học viện Cảnh sát nhân dân,... 

PV: Việc áp dụng công nghệ như vậy sẽ giúp các công việc giải quyết một cách nhanh chóng và gọn gàng nhất. Nhưng nếu cần trao đổi, bàn bạc hay họp hành thì công ty sẽ làm như thế nào? 

Lê Trung: Việc trao đổi trực tiếp để bàn bạc thì đúng là vẫn rất cần thiết, nhưng dường như MobiFone đã giúp chúng tôi được thoả mãn mọi nhu cầu về giải pháp phục vụ công việc. 

Bạn biết đấy, chúng tôi là doanh nghiệp kinh doanh việc họp hành trao đổi quy mô đông người với các nhân viên, họp hành trao đổi với khách hàng là rất cần thiết. 

Vậy mà trong suốt thời gian dịch vừa qua chúng tôi vẫn duy trì đều đặn lịch họp bằng hình thức họp online với giải pháp được cung cấp bởi MobiFone đấy. 

PV: Anh có thể cho biết giải pháp đó là gì vậy?

Lê Trung: Giải pháp mình muốn nhắc tới ở đây đó là giải pháp MobiFone Meetting, họp hành mọi lúc mọi nơi. 

PV: Anh có thể nói rõ hơn không ạ? 

Lê Trung: Minhnao cũng may mắn là một trong những đơn vị được làm việc và tiếp xúc trực tiếp đến giải pháp công nghệ hiện đại này của MobiFone. 

Giải pháp MobiFone Meeting là giải pháp phục vụ hội nghị trực tuyến có thể kết nối cùng lúc với nhiều điểm cầu, vậy nên bạn chỉ cần 1 điện thoại di động hỗ trợ 3G là có thể tham gia hội họp mọi lúc mọi nơi rồi. 

PV: Giải pháp này hoạt động như thế nào vậy? 

Lê Trung: Giải pháp MobiFone meetting hoạt động như một hội nghị truyền hình thời gian thực qua mạng Internet, ứng dụng cho công tác đào tạo, họp, tư vấn từ xa, theo đó khách hàng chỉ cần một thiết bị có kết nối mạng như (điện thoại thông minh, máy tính bảng, máy tính...) với băng thông tối thiểu 128Kb/s là có thể sử dụng dịch vụ. 

PV: Nói như vậy là trong suốt thời gian giãn cách xã hội vì dịch bệnh, mọi hoạt động của Công ty Minhnao không hề bị gián đoạn đúng không anh. Không biết là hiện tại thì công ty mình đã ổn định lại việc sản xuất và bán hàng chưa ạ? 

Lê Trung: Hiện tại thì công ty chúng tôi đã ổn định và luôn sẵn sàng với các đơn hàng lớn cũng như nhu cầu của người tiêu dùng về sản phẩm than củi Nhật Bản.

Cũng nhờ các giải pháp của MobiFone giúp tinh chỉnh rất nhiều về bộ máy hoạt động, khiến mọi công việc trơn tru và vận hành tốt hơn mà hiện nay chúng tôi đã có thể mở rộng thị trường sản phẩm than củi Nhật Bản của mình trên toàn quốc và một số thị trường nước ngoài tiềm năng như Nhật Bản, Hàn Quốc và Australia. 

PV: Không thể ngờ là các giải pháp của MobiFone lại có thể không những giúp cho công ty giải quyết các khó khăn trong giai đoạn dịch phức tạp mà còn giúp cho Minhnao có thể vươn mình mạnh mẽ như vậy. Quả là các thông tin hữu ích! Xin trân trọng cảm ơn anh Lê Trung đã chia sẻ rất nhiều thông tin hữu ích về Giải pháp Eoffice và Giải pháp MobiFone Meeting của Mobifone. 

Hy vọng qua những chia sẻ vừa rồi từ anh Lê Trung -Giám đốc Công ty Minhnao Samurai thì mọi người đã có thêm được nhiều thông tin về các giải pháp công nghệ hữu ích để quản trị công việc hàng ngày. 

Nếu mọi người muốn sử dụng hoặc tìm hiểu nhiều thêm về 2 giải pháp mà anh Lê Trung vừa chia sẻ là Eoffice và MobiFone Meetting thì có thể truy cập vào trang web của Mobifone tại địa chỉ: www.itc.mobifone.vn